Så ska kommunen minska sjukfrånvaron

Den ökade sjukfrånvaron i Värnamo kommun måste vända. Nu har ett åtgärdspaket presenterats för politikerna. Bilder: David Alin/Pixabay

Värnamo kommun hade 2022 en sjukfrånvaro på 8,3%. Det är en av de högsta i länet och över medlet för landets kommuner. Den ökning som skett är en trend som behöver brytas,  menade personalutskottet som gav kommundirektören i uppdrag att i samverkan med förvaltningscheferna ta fram ett förslag på åtgärder för att under 2023 minska sjukfrånvaron. 

Åtgärderna redovisades för personalutskottet den 17 april och nu kan vi berätta om hur åtgärderna ser ut. De ser ut som följer:

1) Minska sjukfrånvaron genom att agera tidigt 

En del i att minska sjukfrånvaron är att varje chef och varje kollega visar på att varje medarbetare är viktigt och det medarbetaren gör på arbetet är viktigt. För att minska sjukfrånvaron ska vi därför agera tidigt. 

En del i detta är att sjukanmälan alltid går direkt till chef i första hand med ett telefonsamtal. I verksamheter som bedrivs när inte chefen är i tjänst ska tydliga rutiner finnas kring hur chefen får kännedom om sjukskrivningen. Det kan i vissa verksamheter också behövas rutiner för hur man informerar kollegor när man är sjuk. 

2) Se till att ha koll på sjukfrånvaron hela tiden 

HR-avdelningen följer redan i dag sjukfrånvaron varje månad och delger förvaltningscheferna detta. Personalutskottet följer upp fyra gånger om året. Denna uppföljning kommer utökas genom att kommunstyrelsen varje månad kommer få information om utvecklingen av sjukfrånvaron och hur arbetet med att minska sjukfrånvaron går. 

HR-partner deltar sedan tidigare två gånger om året på förvaltningarnas ledningsgrupper för att följa upp sjukfrånvaron och stötta förvaltningarna i prioriteringar av insatser för att minska och förebygga sjukfrånvaron. April är ett sådant tillfälle och då kommer beslut tas på varje förvaltning om ytterligare analyser behövs av sjukfrånvaron för att kunna agera nu. De beslut om åtgärder man tar följs upp av förvaltningschef, verksamhetschef och HR-partner. 

Inom respektive förvaltning ansvarar förvaltningschef tillsammans med verksamhetschefer kring uppföljning av arbetet med sjukfrånvaron, HR-partner ger stöd. Tjänstemännen menar att det finns chefer som behöver stöd i hur sjukfrånvarostatistik tas fram och förvaltningscheferna får i uppdrag att tillsammans med HR-partner säkerställa att alla chefer har den kunskap som krävs. 

3) Hålla i och hålla ut i sjukskrivningsprocessen 

En annan del är att hålla i och hålla ut och att arbeta aktivt med att följa upp såväl den upprepade korttidsfrånvaron som den längre sjukfrånvaron. 

Minska antalet medarbetare med upprepad sjukfrånvaro 

För att minska antalet medarbetare med upprepad sjukfrånvaro (sex tillfällen eller fler) ska alla chefer innan sommaren haft samtal med alla berörda medarbetare och vid behov beslut om åtgärder. Dessa samtal följs upp efter sommaren. Därefter är det viktigt att fortsätta hålla i och hålla ut och även ta samtal med de som tillkommer. Finns planerade åtgärder eller har samtal precis skett behövs inga nya samtal innan sommaren. 

Företagshälsovården har stöttat kommunen med en åtgärd kring hälsokonsultation för medarbetare med upprepad sjukfrånvaron. Den insatsen följs just nu upp och resultatet av uppföljningen kommer att redovisas för kommunens ledningsgrupp. Företagshälsovården kommer också bjudas in till ledningsgruppen för en dialog kring hur de kan stötta kommunen framåt. 

Minska antalet medarbetare med längre sjukfrånvaro 

En uppföljning av alla medarbetare med längre sjukfrånvaro påbörjas. HR-partner kommer ta kontakt med berörda chefer för att stämma av status, tillsammans beslutas om nästa steg. En prioritering görs utifrån de som har längst sjukfrånvaro. En dialog kommer även genomföras med förvaltningscheferna för att prioritera rätt verksamhet inom förvaltningen för att ge rätt stöd. 

4) Långsiktiga åtgärder 

Det pågår mer långsiktiga insatser som kommer påverka sjukfrånvaron på sikt. Det strategiska uppdraget kring kompetensförsörjning och arbetsmiljö är en sådan insats. Arbetet med att utveckla chefers förutsättningar inklusive antalet medarbetare per chef där det behövs är en annan. Förvaltningarnas arbete med mål och uppdrag samt balans mellan krav och resurser är också viktiga. 

En utbildningsinsats i samtalsmetodik har påbörjats för alla chefer och kommunen kommer efter det titta på olika workshopsämnen för att diskutera och stötta cheferna i de utmaningar som finns i dessa frågor. 

En annan åtgärd är ett arbete kring suicidprevention som påbörjats och där alla medarbetare kommer involveras.

”Att ha kunskapen och våga fråga är en del i att se kollegan som mår psykiskt dåligt. Gör vi det så förebygger vi inte bara suicid utan också sjukfrånvaro på grund av psykisk ohälsa”, det menar tjänstemännen. 

5) Information och uppföljning 

Alla chefer har fått information om att arbetet påbörjats på ledarforum och förvaltningscheferna ansvarar för att informera på varje förvaltning. 

”Insatserna kommer att följas upp efter sommaren och då kommer insatserna vid behov ses över”, skriver tjänstemännen. 

I veckan informerades kommunstyrelsen om ärendet. De beslutade att godkänna informationen.