Stora brister i vikariearbete — bemanningsenhet läggs ned
Nyheter Värnamo kommun klarar inte av att tillsätta vikarier på ett tillfredsställande sätt, slår en utredning fast. Nu har kommunstyrelsen sagt sitt i frågan.
Servicenämnden får i uppdrag att påbörja avveckling av bemanningsenheten.
Värnamo kommun har sedan några år tillbaka en central bemanningsenhet placerad inom serviceförvaltningen. Enheten arbetar med timvikarier och pooler i måltidsverksamheten (serviceförvaltningen), förskolan och fritidshemmen (barn- och utbildningsförvaltningen) och äldre- och funktionshinderomsorgen (omsorgsförvaltningen), sommarvikarier till omsorgsförvaltningen samt las-bevakning.
Verksamheten har på förekommen anledning granskats och slutsatsen är uppenbar: kommunen behöver vidta åtgärder för att trygga bemanningen.
Tillsättningsgrad är ett mått på hur bra kommunen lyckas med vikarieförsörjningen. Totalt når kommunen upp till 86 procent. Lägst ligger hemtjänsten med 81 procents tillsättning och högst ligger måltidsverksamheten med 89 procent. I utredningen jämför man med Göteborg. Där klassas allt under 90 procent som otillfredsställande medan gränsen för tillfredsställande leverans av vikarier ligger på 95 procent.
Flera verksamheter har uppgett att man i allt högre utsträckning själva tillsätter vikarier. När det gäller fritidshemmen har dessa i princip slutat att använda bemanningsenheten med motiveringen att ”man ändå inte får några vikarier”.
Ett annat mått på hur vikariearbetet går är övertiden för den ordinarie personalen. Ju lägre andel övertidskostnad för tillsvidareanställd personal i relation till kostnader för vikariers lön, ju bättre är man på att lösa pass med vikarier i stället för med övertid. I Värnamo kommun låg andelen på 48 procent. Lägst andel återfanns inom förskolan (9 procent) medan den inom de särskilda boenden låg på 61 procent. Samtliga verksamheter inom omsorgsförvaltningen låg på runt 60 procent. ”Att övertiden står för en så stor del av behoven visar att kommunens bemanningsprocess inte fungerar”, konstateras i utredningen.
Till varför vikarieförsörjningen inte fungerar ges en rad olika förklaringar.
Bland annat beskrivs bemanningsenhetens arbetssätt som reaktivt, vilket innebär att man endast tillsätter akuta pass för dagen eller morgondagen, vilket medför osäkerhet och stress för chefer och anställda ute i verksamheterna. Enheten kritiseras också för att sakna flexibilitet, exempelvis vad gäller att vikarier kommer in och tar en del av ett pass. Att en vikarie på en dag jobbar på två olika ställen sägs också vara en lösning som inte tillämpas i tillräcklig omfattning. ”Att bemanningsenheten arbetar reaktivt innebär också att man brister i att motivera vikarier att ta pass”, konstaterar utredningen. En annan förklaring är att det IT-system man arbetar med inte är anpassat för en bemanningsprocess och därför inte särskilt användarvänlig.
Inom bemanningsenheten finns också en resurspool med tillsvidareanställd personal för varje förvaltning. När dessa personer inte bokas ut på pass arbetar de på sin basarbetsplats. Enligt utredningen känner verksamheterna dock inte till hur bemanningsenheten arbetar med poolen och hur man prioriterar.
”Det saknas i dag en helhetssyn på var resurspersonalen behövs. Resurspersonal skulle kunna användas mer flexibelt om man var mer verksamhetsnära i förståelsen av förstärkningsbehoven”, konstaterar utredningen. 2022 var nyttjandegraden för poolpersonalen 76 procent.
De faktiska bristerna har, enligt utredningen, också skapat en misstro mellan bemanningsenheten och verksamheterna och en avsaknad av trovärdighet för bemanningsenheten. Till exempel har omsorgsförvaltningen tagit tillbaka delar av sommarrekryteringen och introduktioner samt krävt en ny e-tjänst så att man själv ska kunna boka vikarier. Ett annat exempel är förskolan där vissa enheter har etablerat egna verksamhetsnära pooler, enligt utredningen en form av ”överbemanning/höjd grundbemanning”.
Att försörjningen av vikarier fungerar och är effektiv är mycket viktigt för kommunen och har blivit än viktigare under senare år. 2019-2022 ökade behovet av vikarier med 27 procent och under 2021 (den senaste siffran) motsvarade vikarietimmarna omkring 95 heltidstjänster.
Utredningen leder fram till flera olika förslag för effektivisering: att minska sjukfrånvaro, att arbeta proaktivt och överväga ett nytt IT-system. Dock föreslår också en snabbare åtgärd: att avveckla den centrala bemanningsenheten och i stället bemanna i de olika verksamheterna. Barn- och utbildningsförvaltningen respektive omsorgsförvaltningen föreslås få uppdraget att etablera förvaltningscentrala bemanningsfunktioner där barn- och utbildningsförvaltningen också får ansvar för vikarier inom grundskolan, som i dag har ett eget system, och omsorgsförvaltningen ansvar för måltidsverksamheten. Utredningen konstaterar att man helt enkelt inte ser några andra utvägar.
Kommunstyrelsen beslutade på tisdagens sammanträde att föreslå kommunfullmäktige besluta att ge servicenämnden i uppdrag att med utredningen som grund återkomma senast 31 mars 2023 med förslag på justering i reglementet, att ge servicenämnden i uppdrag att påbörja avveckling av bemanningsenheten, att ge berörda nämnder i uppdrag att se över bemanningsprocesserna i respektive förvaltning, att ge kommunledningsförvaltningen i uppdrag att samordna arbetet med översynen av bemanningsprocessen samt att arbetet med översynen av bemanningsprocessen redovisas till personalutskottet.
– Eftersom att man tycker att det inte fungerar i verksamheten så måste vi vidta åtgärder. Det är nödvändigt för att kunna leverera den service vi utlovar till kommuninvånarna. Därför blir det jätteviktigt att göra ett omtag i den här frågan, för att få en bättre effektivitet i det samt för att bli en bättre arbetsgivare. Det här är ett omtag för att vi ska kunna leverera den välfärd som kommuninvånarna ska ha, säger kommunstyrelsens ordförande Tobias Pettersson (M).
Hur ska någon kunna lösa detta bättre än bemanningsenheten? Det finns ju inga vikarier att få tag i. Tror nog att de har gjort allt de kan för att lösa det.
Huvudlösa beslut som inte kommer att leda till något bättre.
Inte alls konstigt att det inte fungerar.
Kommunens bemötande av sina vikarier lämnar mycket att önska.
Håller med, har blivit väldigt nonchalant bemött som vikarie ute på förskolorna. Personalen har inte hälsat när man kommit dit, kändes som att man lika gärna kunde gått hem. Har mycket stor erfarenhet av förskolan då jag har jobbat som förskollärare innan jag gick i pension. Lite ödmjukhet och vanligt hyfs hade inte skadat, speciellt inte när man jobbar med värdegrunderna och ska vara en bra förebild för barnen.