Så tänker kommunen om bisysslorna
Nyheter Kommunrevisionen i Värnamo kommun har gett EY i uppdrag att granska kommunens hantering och kontroller av anställdas bisysslor. Rapporten är nu klar och kommunstyrelsen har skickat in ett skriftligt svar på de rekommendationer som framgår av revisionsrapporten.
Kommunrevisionen i Värnamo kommun har gett EY i uppdrag att granska kommunens hantering och kontroller av anställdas bisysslor. Bild: David Alin
Läs svaret i sin helhet nedan:
Syfte med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen och ansvariga nämnder hanterar anställdas bisysslor på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen är kommunövergripande i kontrollen. Avseende rutiner och genomförande granskas barn- och utbildningsnämnden särskilt.
Den sammanfattande bedömningen som anges i granskningen är att kommunstyrelserna och nämnderna endast till viss del hanterar anställdas bisysslor på ett korrekt sätt.
EY har utifrån granskningsresultatet gett följande rekommendationer. Efter varje rekommendation beskrivs de åtgärder som planeras.
Genomföra interna kontroller i syfte att säkerställa efterlevnad av beslutade rutiner.
En del i att säkerställa att medarbetarna anmäler bisyssla är att vid medarbetarsamtalet använda den medarbetarsamtalsmall som är framtagen. I mallen finns en obligatorisk fråga om medarbetaren har någon bisyssla eller om den har förändrats sedan förra medarbetarsamtalet. Från och med 2025 ska medarbetarsamtalet och den individuella utvecklingsplanen dokumenteras i Heroma. Det ska dokumenteras om man har någon bisyssla eller om den har förändrats.
Kontroll kan göras på förvaltningsnivå om de som angett att de har en bisyssla har anmält den.
HR-avdelningen kan vart annat år genomföra en internkontroll genom stickprov per förvaltning.
Fastställa ansvaret att godkänna och förbjuda bisysslor i delegationsordningar.
En översyn kommer genomföras och förtydligande kommer genomföras i delegationsordningarna.
Säkerställa att eventuella transaktioner mellan kommunen och leverantörer där medarbetare, och deras närstående, har engagemang är korrekt upphandlade och godkända av förvaltnings- eller bolagsledning i förväg.
Inför beslut om att tillåta en bisyssla där medarbetare, och deras närstående eventuellt har transaktioner mellan kommunen och leverantören alltid bedöms av förvaltningschef. Vid en tillåten bisyssla enligt ovan ska ansvarig förvaltning genomföra stickprov på fakturaunderlag för att säkerställa korrekt underlag.
Säkerställa att beslut om att förbjuda en bisyssla informeras skriftligen och innehåller en motivering.
En bisyssla som ska förbjudas i enlighet med Allmänna bestämmelser ska alltid inför beslut förhandlas enligt 11–14 §§ MBL med arbetstagarens fackliga organisation. Förhandlingen avslutar alltid i ett skriftligt protokoll med en motivering till beslutet.
Vid beslut om förbud av förtroendeskadlig bisyssla enligt LOA krävs ingen förhandlingsskyldighet men däremot en ett skriftligt beslut med en motivering till beslutet. Båda delarna kommer förtydligas i rutin för bisyssla.
Ytterligare åtgärder
Utöver redan angivna åtgärder kommer en övergripande översyn av rutin för bisyssla att genomföras samt ett ställningstagande om rutinen ska vara en riktlinje. Det kommer även att genomföras kompetenshöjande insatser om bisyssla till chefer. Det kommer tas fram underlag om bisyssla som cheferna tar upp på APT (arbetsplatsträff).
EY rekommenderar barn- och utbildningsnämnden att:
∗ Tillse att medarbetares bisysslor anmäls och dokumenteras.
∗ Tillse att bedömningar av om en bisyssla är tillåten eller inte görs och dokumenteras.
Rekommendationerna till barn- och utbildningsförvaltningen omhändertas genom att följa övrig hantering enligt ovan.