Hanteringstid för e-post halveras

Servicenämnden äger informationen som lagras i kommunens centrala e-postloggar, medan respektive verksamhet äger e-postmeddelandena. Eftersom kommunens it-avdelning saknar gallringsbeslut, får de enligt lag inte radera e-postloggarna, vilket serviceförvaltningen ser kan vara ett problem, eftersom media och allmänhet kan efterfråga och få utlämnat meddelandeloggar som visar spår av mejlkorrespondens som kan vara raderad. 

Den 23 september 2020 beslutade servicenämnden att de loggfiler som sparar information om skickade och mottagna mejl inom Värnamo kommuns mejllösning ska sparas i sex månader och därefter gallras kontinuerligt. Nu har tillverkaren Microsoft kommit med ett eget direktiv, som gör att loggarnas lagringstid halveras till tre månader. Det är ett beslut som kommunens it-avdelning inte kunde påverka och serviceförvaltningen föreslog därför servicenämnden att förkorta epostloggarnas existens till upp till tre månader så att en enhetlig hantering kan genomdrivas.

På servicenämndens marssammanträde diskuterades frågan. De beslutade att loggfilerna som sparar informationen om skickade och mottagna meddelande inom kommunens e-postlösning ska sparas i tre månader och därefter gallras ut fortlöpande.