Får bakläxa av revisorer
Nyheter Värnamo kommun efterlever inte fullt ut gällande regler och policys rörande representation. Nu får kommunen bakläxa av utsedda revisorer.
Värnamo kommun efterlever inte fullt ut gällande regler och policys rörande representation. Nu får kommunen bakläxa av utsedda revisorer. Arkivfoto
Redovisningsbyrån EY har på de förtroendevalda revisorernas uppdrag granskat efterlevnad av kommunens rutiner och policys avseende representation. Granskningen har skett genom dokumentationsstudier, stickprov och genom intervjuer med berörda chefer. Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunen inte fullt ut efterlever gällande regler och policys rörande representation. Mot bakgrund av granskningens iakttagelser ges kommunen följande rekommendationer:
– Säkerställ att kommunens policy, riktlinjer och rutiner samt gällande lagstiftning efterlevs inom området representation och resor, både vad gäller genomförande och redovisning.
– Säkerställ att området för resor och representation beaktas i högre utsträckning i internkontrollarbetet.
– Det bör säkerställas att det finns en rutin för att med regelbundenhet revidera styrdokument samt säkerställa att medarbetarna har en god kännedom om gällande regelverk.
Revisorerna konstaterar att den årliga kostnaden för extern och intern representation minskat med 26,7 procent, 513 000 kr, mellan 2018 och 2019. Resultatet av stickprovskontrollerna ger vid handen att det i flera fall saknas ändamål eller anledning till en representation eller gåva. Vidare saknas i flera fall föremålet för gåvan eller deltagare vid representation. ”Detta visar att vi inte efterlever gällande policy till fullo. Här måste det ske ett förbättringsarbete i alla förvaltningar. För att se att detta sker behöver internkontrollarbetet ha detta som ett sina kontrollmoment”, skriver kommunledningsförvaltningen i skrivelsen till kommunstyrelsen.
För närvarande genomför kommunens personalavdelning en översyn av uppvaktningar med mera för att formulera kommungemensamma regler. Ambitionen är att under året göra en översyn av nu gällande policy för representation kompletterat med regler för uppvaktning. I översynen behöver det förtydligas hur deltagandet dokumenteras vid större sammankomster, där specifika deltagarförteckningar kan vara svåra att upprätta. Vidare behöver ekonomgruppen samtala kring definitioner och gränsdragningar för såväl extern som intern representation för att uppnå en kommungemensam hantering.
Kommunstyrelsen beslutade att anta kommunledningsförvaltningens skrivelse som eget yttrande.