En guide om upphandling

I helgen fick vi stifta bekantskap med Jenny Hurtig, som är egenföretagare inom digitalisering och upphandling. 

Med anledning av reportaget, presenterar vi en guide genom en upphandling:

Steg 1: Förbered företaget 

För att öka chansen att vinna offentliga upphandlingar gäller det att vara ute i rätt tid och ha dialog med organisationer inom offentlig sektor. Det är också viktigt att känna till hur du hittar aktuella upphandlingar och ha en baskunskap om regelverket. Ett bra första steg är att undersöka vilket behov offentlig sektor har av dina produkter och tjänster och hur dessa köps in. Genom en fortlöpande dialog med upphandlande organisationer har du möjlighet att presentera dina erbjudanden och förslag på lösningar. Tänk på att upphandlande organisationer inte får gynna någon leverantör framför andra och att det är viktigt att respektera detta.

Du kan hitta annonser för upphandlingar på flera ställen, exempelvis tidningsannonser och privata annonsdatabaser. Vid direktupphandlingar finns det inget krav att upphandlingen ska annonseras. Den upphandlande organisationen kan då vända sig direkt till ett eller flera företag. I dessa fall är det viktigt att de redan känner till er.

OBS! Från 1 januari 2021 ska upphandlande organisationer annonsera alla sina upphandlingar, med undantag för direktupphandlingar, i annonsdatabaser som registrerats hos Konkurrensverket.

När du hittat en intressant upphandling, är det första steget att begära ut upphandlingsdokumenten från en elektronisk annonsdatabas. I upphandlingsdokumenten står all den information som du som anbudsgivare behöver för att kunna lämna anbud. Ju tidigare du går igenom dokumenten, desto mer förebyggande kan du vara med att ställa frågor och förbereda de dokument som ska lämnas in om du bestämmer dig för att delta i upphandlingen.

Beroende på hur kraven i en upphandling är ställda och formulerade, har du som leverantör rätt att använda dig av underleverantörer. Vilka underleverantörer som ska anges i anbudet avgörs i princip av vad som efterfrågas i upphandlingsdokumenten. Om ni är flera företag som går samman, är det viktigt att det tydligt framgår hur ni uppfyller de olika kraven i upphandlingen. Det finns främst tre olika alternativ för en leverantör som vill samarbeta med andra: åberopa andra företags kapacitet, använda underleverantörer eller lämna ett gemensamt anbud tillsammans med andra leverantörer.

Var inte rädd för att ställa frågor till den upphandlande organisationen om något är otydligt eller verkar felaktigt i upphandlingsdokumenten. Genom att ställa frågor minskar du dels risken för att göra fel, dels risken att lägga ner tid på en upphandling som riskerar att inte kunna slutföras på grund av felaktigheter. Du som anbudsgivare i en upphandling har rätt att ställa frågor och få svar av den upphandlande organisationen. Du har också rätt att ta del av svaren på de frågor som andra anbudsgivare har ställt. Den upphandlande organisationen ska göra svaren tillgängliga samtidigt för alla som deltar i upphandlingen, exempelvis genom att de publiceras i upphandlingsverktyget.

2 Delta i upphandlingen

Processen för upphandlingen kan se väldigt olika ut beroende på en rad faktorer, som exempelvis upphandlingens värde, den upphandlande organisationens rutiner och förutsättningar och vilket upphandlingsförfarande som används. Det är därför bra att vara uppmärksam när du lämnar anbud på vad som gäller för den aktuella upphandlingen.

När du har bestämt dig för att delta i upphandlingen är det dags att börja sammanställa ditt anbud. Du behöver säkerställa att anbudet uppfyller samtliga krav och villkor som den upphandlande organisationen har angett. För att anbudet överhuvudtaget ska prövas av den upphandlande organisationen, är det avgörande att det lämnas in i tid. I det här stadiet av upphandlingen omfattas ditt och andras anbud av absolut sekretess.

På öppningsdagen ska samtliga inkomna anbud öppnas under närvaro av minst två personer från den upphandlande organisationen. Det sker numera oftast automatiskt i ett elektroniskt upphandlingsverktyg. Anbudsöppningen protokollförs och sker under absolut sekretess. Anbudsgivare får normalt inte närvara vid öppningen, men det finns möjlighet att låta en utomstående person som är utsedd av en handelskammare närvara.

Den upphandlande organisationen fattar ett beslut om vilken eller vilka företag som organisationen ska teckna kontrakt eller ingå ramavtal med. Samtliga anbudsgivare ska sedan underrättas om tilldelningsbeslutet. Även när organisationen beslutar att avbryta en upphandling, ska du som lämnat anbud informeras om beslutet. I tilldelningsbeslutet ska det framgå vem eller vilka leverantörer som ska tilldelas kontrakt eller ramavtal, skälen för beslutet och den tidsrymd under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr). När tilldelningsbeslutet skickats ut hävs upphandlingens sekretess vilket i de flesta fall innebär att anbuden blir offentliga.

3. När upphandlingen är avslutad

Det som händer när upphandlingen är avslutad styrs framförallt av annan lagstiftning som exempelvis avtalslagen och köplagen. Men regler om ändringar i avtal och överprövningar regleras fortfarande i upphandlingslagstiftningen. Oavsett om du vann upphandlingen eller inte finns det ett antal saker som kan vara bra att känna till.

Om du har vunnit en upphandling och fått tilldelningsbeslutet från den upphandlande organisationen, bör du känna till att det finns en avtalsspärr på tio dagar. Innan dess får inget avtal ingås. När avtalsspärren har utgått är det dags för uppstart av avtalet. Du behöver vara aktiv och ha en dialog med den upphandlande organisationen, för att på bästa sätt implementera avtalet i era respektive verksamheter och ha ett bra samarbete under hela avtalsperioden. Under avtalstiden måste den upphandlande organisationen alltså förhålla sig till regler om hur och när de får göra ändringar i kontrakt och ramavtal. Övriga frågeställningar som hanterar affärsrelationen mellan dig som leverantör och den upphandlande organisationen faller helt utanför upphandlingslagstiftningen område.

Om du inte fick affären finns de två anledningar att närmare undersöka skälen till detta: både för att ta lärdom inför kommande upphandlingar och för att säkerställa att den upphandlande organisationen inte brutit mot upphandlingslagstiftningen. Anbud är vanligtvis offentliga handlingar, och därför kan du begära att få dem från upphandlande organisation genom att ringa eller e-posta.

Det finns flera möjliga åtgärder om ni anser att den upphandlande organisationen har betett sig felaktigt i samband med en upphandling. I första hand bör du kontakta den upphandlande organisationen och ge den möjlighet att rätta felet. Du har också möjlighet att ansöka om överprövning av upphandlingen respektive avtalets giltighet. Det gör du till den förvaltningsrätt som ligger i samma domkrets som den upphandlande organisationen. Om du anser att du har lidit skada på grund av att den upphandlande organisationen brutit mot upphandlingslagstiftningen kan du väcka talan om skadestånd hos tingsrätten. Misstänker du olika typer av upphandlingsproblem går det även att anmäla detta till Konkurrensverket. De kan bland annat kan driva talan om upphandlingsskadeavgift vid otillåtna direktupphandlingar.

Källa: Upphandlingsmyndigheten